Herausforderung
Große Projekte, organisches Unternehmens-Wachstum, Akquisitionen, Einführung bzw. Änderungen bei Dienstleister-Strukturen sind nur einige offensichtliche Beispiele warum eine Anpassung der Organisation bzw. der Governance erforderlich wird. Weniger offensichtliche Gründe sind festgefahrene / eingeschlichene Verhaltensweisen, De-Fokussierung / Abweichung von den eigentlichen Tätigkeiten, ineffiziente Arbeitsweisen, unzufriedene Auftraggeber oder demotivierte Mitarbeiter.
Wir unterstützen Sie bei der
- Erfassung & Reflexion der aktuellen Strukturen
- Identifizierung von Verbesserungspotentialen
- Definitionen neuer Organisations- & Governanceformen
- ... sowie der finalen Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Besonderen Wert legen wir auf der nachhaltigen Optimierung ihrer Strukturen, die anhand einer Leistungssteigerung Ihrer Organisation und höherer Kundenzufriedenheit messbar wird. Dabei stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeiter, die als wichtigstes Gut die Basis Ihres Erfolges darstellen, auf dem gesamten Veränderungsprozess begleitet und auch eingebunden werden.
Vorgehensmodell
Beginnend bei der Analyse von Optimierungsmöglichkeiten ihrer Organisation erfassen bzw. reflektieren wir ihre aktuelle Organisation. Dies umfasst:
- die Aufgaben & Performanz ihrer Organisation
- Einbindung in die Gesamt-Organisation
- Ihre Kunden und deren Zufriedenheit mit Ihrer Organisation
- ... sowie Ihre Mitarbeiter und deren Zufriedenheit
Basierend darauf definieren wir mit Ihnen zusammen die nachhaltigen Ziele für eine neue Organisations-/Governance-Struktur, die an der Strategie und den Werten des Unternehmens ausgerichtet ist. Diese Ziele beinhalten konkrete, messbare Verbesserungen, die nach Umsetzung verifiziert werden.
Im nächsten Schritt werden die Maßnahmen zur Erreichung der festgelegten Ziele definiert. Diese umfasst die
- komplette und transparent Darstellung aller Ihrer Kunden, sowie der Services für Ihren Kunden (do’s and don’ts)
- komplette und transparent Darstellung aller Ihrer Lieferanten, sowie deren Services (do’s and don’ts)
- neue Strukturierung Ihrer Organisation, Aufgabenverteilungen sowie Dimensionierung der Teams
- optimale Zuordnung von Mitarbeitern zur neuen Struktur
- Identifikation Schulungsmaßnahmen
- Information und Einbindung des Betriebsrats (falls vorhanden) sowie Vorbereitung aller benötigten Unterlagen
- Enge Abstimmung mit der Personalabteilung
- Vorbereitung und Durchführung von Sounding Boards zur frühzeitigen, optimalen Einbindung der Mitarbeiter
- Planung der Aktivitäten zur Überführung der aktuellen Organisation in die zukünftige Organisation (im laufenden Tagesgeschäft)
Hierbei begleiten wir Sie sowohl bei der Definition der Maßnahmen als auch bei der späteren Umsetzung.
Die fortlaufende Steuerung während bzw. nach der Umsetzung der neuen Organisations-/Governance-Strukturen ist zentrale Faktor des Erfolgs. Wichtige Themen hierbei sind:
- Wie ist die Mitarbeiter-Zufriedenheit?
- Sind alle Mitarbeiter über ihre zukünftigen Aufgaben, Rollen, Schnittstellen, Schulungsmaßnahmen, Zeitpläne, ... informiert?
- Wie zufrieden sind Ihre Kunden jetzt?
- Fühlen Sie Ihre Kunden heute besser betreut / verstanden?
- Wurde die Effizienz, Performanz oder Agilität gesteigert?
- Werden Projekte heute schneller oder kostengünstiger umgesetzt?
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Kompetenzen
Wir von projecticon haben Erfahrung in der Umsetzung von Reorganisationen als auch der Einführung veränderterer Governance-Strukturen sowohl auf der Auftraggeber- als auch auf der Auftragnehmerseite.
Durch strukturelle Neuaufstellung einzelner Unternehmensbereiche zu einer neuen integrierten Organisation konnten wir
- Synergien heben durch den Abbau von Doppelaufgaben
- Effizienz steigern durch Fokussierung und Spezialisierung der Mitarbeiter
- Performanz der Organisation erhöhen durch Einführung neuer Methodiken und Neudimensioning der Teams
Die Realisierung dieses Ziels erfolgte sowohl kosten- als stellenneutral.
Ein Beispiel war die Reorganisation einzelner landesspezifischer IT Organisationen zur einer gemeinsame internationalen IT Organisation. Die enge Abstimmung mit landesspezifischen Personal-Abteilungen sowie Betriebsräten, sowie fortlaufende Einbindung von Kunden und Mitarbeitern machte es möglich, dass
- die Umsetzung der Reorganisation nicht das aktuelle Tagesgeschäft beeinflusste
- die Kundenzufriedenheit durch Einführung neuer dedizierter Teams je Business Unit erhöht wurde.
- die Qualität und Anzahl der Projekte durch Spezialisierung gesteigert wurde
- die Mitarbeiter durch zusätzliche Schulungsmaßnahmen gefördert wurden (Steigerung des Marktwertes)
- die Lieferanten-Steuerung durch Einführung der Function Point Methodik transparenter und kosteneffizienter wurde
Unser USP liegt dabei im Einbringen einer vollständigen Sichtweise der Reorganisation (Organisationsverantwortlicher, Kunden, Mitarbeiter, Personalabteilung, Betriebsrat, Lieferanten), die somit teure und langwierige Umsetzungen einer Reorganisation frühzeitig vermeidet. Dabei Unterstützen wir alle Beteiligten während der Umsetzung, so dass diese möglichst ressourcenschonend und ohne größere Auswirkungen auf das Tagesgeschäft erfolgen kann.